DCM.MQ.2 - وثيقة سير العمل المنفذ لعملية الموافقة على إتاحة الوصول أثناء إدارة المحتوى والوثائق.
• تقوم الجهة بتنفيذ عمليات إدارة المحتوى والوثائق بالتوافق مع السياسات.
• خطة الجهة للنسخ الاحتياطي والاستعادة تشمل نظام إدارة الوثائق (DMS).
• يتم نقل الوثائق إلى وحدة الأرشيف في الجهة (سجل الأرشيف).
• يتم الإتلاف المادي (Physical Destruction) وحذف الوثائق بطريقة آمنة.
• بناءً على الأدوار الوظيفية، ,وضعت الجهة صلاحيات إتاحة الوصول إلى نظام إدارة المحتوى (Content Management System (CMS)) ونظام إدارة الوثائق (Document Management System (DMS)).
• يتم نشر البيانات الوصفية للمحتوى والوثائق عبر أداة مؤتمتة (بطريقة آلية).
• يتم إجراء عمليات تدقيق دورية لإدارة المحتوى والوثائق لضمان وصول المعلومة الصحيحة للشخص الصحيح في الوقت الصحيح / المناسب.
متطلبات المواصفة:
على الجهة أن تضع وتتبع منهجية عمل متكاملة وواضحة لتمكين
الموظفين من الوصول إلى الوثائق والمحتوى المخزنة في أنظمة
إدارة المحتوى والوثائق لدى الجهة.
كما يجب ان تتضمن العملية آلية للوصول إلى الوثائق والمحتوى بناء
على الأدوار والمهام الوظيفية. وعلى الجهة أن تحدد مجموعات
الوصول إلى نظام إدارة الوثائق ونظام إدارة المحتوى وفق ضوابط
مجال تصنيف البيانات المتضمن في هذه الوثيقة.
