DCM مجال إدارة الوثائق والمحتوى

إدارة المحتوى والوثائق: تعني إدارة المحتوى والوثائق بالحفاظ على البيانات والمعلومات وتنميتها من خلال رقمنتها وإدارة تبادلها والوصول إليها وحفظها سواء منظمة أو غير منظمة. 
                ---
config:
layout: elk
theme: redux
---
flowchart TD
DCM.1-->DG.1
style DG.1 fill:#D50000
DCM.3-->DCM.1
DCM.2-->DG.1
style DG.1 fill:#D50000
DCM.5-->DO.4
style DO.4 fill:#D50000
DCM.4-->DCM.1
DCM.4-->DCM.2

DCM.1التخطيط
Titles.ControlDescription:في إطار ضبط التخطيط، على الجهة أن تضع خطة لإدارة المحتوى والوثائق وخطة لرقمنة الوثائق وأن تحدد أولويات ذلك مع سير عمل الوثائق.
الكود اسم المواصفة وصف المواصفة الأولوية
DCM.1.1 خطة إدارة المحتوى والوثائق بناءً على استراتيجية وخطة إدارة البيانات وحوكمتها وحماية البيانات الشخصية الخاصة بالجهة، أن تضع خطة لإدارة المحتوى والوثائق لتنفيذ وضبط النشاطات التي تهدف لإدارة دورة حياة الوثائق والمحتوى لدى الجهة أولوية 1
DCM.1.2 خطة رقمنة الوثائق بناءً على استراتيجية وخطة إدارة البيانات وحوكمتها وحماية البيانات الشخصية الخصة بالجهة، أن تضع خطة لرقمنة الوثائق والمحتوى لإدارة تنفيذ مبادرات الإدارة الرقمية للوثائق. أولوية 1
DCM.1.3 ترتيب أولويات الوثائق على الجهة أن تحدد الوثائق المزمع تخزينها وإدارتها في نظام إدارة الوثائق لدى الجهة وأن تحدد أولوياتها. ويجب أن تنتج عن عملية تحديد الأولويات قائمة مصنّفة بكل الوثائق لاستخدامها كمدخلات عملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق لدى الجهة. أولوية 1
DCM.1.4 ترتيب أولويات سير عمل الوثائق على الجهة أن تحدد العمليات الرئيسية التي ستمثل سير حركة الوثائق في نظام إدارة الوثائق وتحدد أولوياتها، من اجل تطبيق نظام إدارة وثائق مؤتمتة )غير ورقي( لدى الجهة. ويجب أن تنتج عن عملية تحديد الأولويات قائمة مصنّفة بكل العمليات كمدخلات عملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق لدى الجهة. أولوية 1

DCM.2السياسات والقواعد الاسترشادية
Titles.ControlDescription:في إطار ضبط السياسات والقواعد الاسترشادية، على الجهة أن تضع سياسة )سياسات( لإدارة المحتوى والوثائق تتناول فيها كيفية إدارة دورة حياة الوثائق والمحتوى.
الكود اسم المواصفة وصف المواصفة الأولوية
DCM.2.1 سياسة إدارة المحتوى والوثائق على الجهة أن تضع سياسة )سياسات( لإدارة المحتوى والوثائق تتناول فيها كيفية إدارة دورة حياة الوثائق والمحتوى داخل الجهة. أولوية 1

DCM.3التدريب والتوعية
Titles.ControlDescription:في إطار ضبط التدريب والتوعية، على الجهة أن تجري تدريبات على إدارة المحتوى والوثائق لموظفي الجهة ذوي العلاقة.
الكود اسم المواصفة وصف المواصفة الأولوية
DCM.3.1 التدريب على إدارة المحتوى والوثائق على الجهة أن تجري تدريبات على إدارة المحتوى والوثائق لموظفي الجهة ذوي العلاقة لزيادة التوعية بأهم الممارسات الرائدة في إدارة المحتوى والوثائق. أولوية 2

DCM.4عمليات ادارة المحتوى والوثائق
Titles.ControlDescription:في إطار ضبط عمليات إدارة المحتوى والوثائق، على الجهة أن تطبق أداوت لإدارة المحتوى والوثائق، وتتبع منهجية محددة استبقاء والتخلص من الوثائق، بالاضافة الى تمكين الموظفين من الوصول إلى الوثائق والمحتوى في نظام إدارة الوثائق ونظام إدارة المحتوى لدى الجهة.
الكود اسم المواصفة وصف المواصفة الأولوية
DCM.4.1 النسخ الاحتياطي والاسترجاع على الجهة أن تدرج أنظمة إدارة المحتوى والوثائق ضمن خططها الكلية للنسخ الاحتياطي والاسترجاع أولوية 3
DCM.4.2 الاستبقاء والحذف على الجهة أن تضع وتتبع منهجية واضحة لاستبقاء والتخلص الوثائق الخاصة بالجهة. وعلى العملية أن تلتزم بسياسة الاستبقاء والتخلص الخاصة بالجهة أولوية 2
DCM.4.3 الموافقة على صلاحيات الوصول إلى المحتوى والوثائق على الجهة أن تضع وتتبع منهجية عمل متكاملة وواضحة لتمكين الموظفين من الوصول إلى الوثائق والمحتوى المخزنة في أنظمة إدارة المحتوى والوثائق لدى الجهة. كما يجب ان تتضمن العملية آلية للوصول إلى الوثائق والمحتوى بناء على الأدوار والمهام الوظيفية. وعلى الجهة أن تحدد مجموعات الوصول إلى نظام إدارة الوثائق ونظام إدارة المحتوى وفق ضوابط مجال تصنيف البيانات المتضمن في هذه الوثيقة. أولوية 2
DCM.4.4 نشر البيانات الوصفية للوثائق والمحتوى على الجهة أن تنشر البيانات الوصفية للوثائق والمحتوى المخزّن في أنظمة إدارة المحتوى والوثائق في أداة دليل البيانات المؤتمتة الخاصة بالجهة. ويجب أن يتم ملء البيانات الوصفية وفق العملية المحددة في مجال البيانات الوصفية ودليل البيانات. أولوية 3
DCM.4.5 أدوات إدارة المحتوى والوثائق على الجهة تفعيل أدوات لدعم أتمتة إدارة المحتوى والوثائق. أولوية 3

DCM.5إدارة الأداء
Titles.ControlDescription:في إطار ضبط إدارة الأداء، على الجهة أن تضع مؤشرات أداء رئيسية لقياس مدى كفاءة إدارتها للوثائق.
الكود اسم المواصفة وصف المواصفة الأولوية
DCM.5.1 مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة الوثائق على الجهة أن تضع مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس مدى كفاءة إدارتها للوثائق. أولوية 2

قائمة المراجع التي يعتمد عليها مجال إدارة الوثائق والمحتوى:

  • Modern Data Strategy (Fleckenstein and Mike, 2019)
  • KSA National Center for Archives and Records Regulations
  • DAMA DMBOK 2nd Edition (Mosley and Brackett, 2017)
  • Data Strategy (Marr and Bernard, 2017)